Mediation is een gesprek, onder leiding van een mediator, tussen twee partijen die een conflict hebben en dit willen oplossen. De belangrijkste voorwaarden voor Mediation zijn vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid om te kunnen bepalen wat een partij zelf wil. Hierin verschilt Mediation van andere vormen van conflictoplossing. Bij alle andere vormen van conflictoplossing is er altijd een derden die bepaald wat er moet gebeuren om het conflict op te lossen.

Zo bepaalt een rechter in zijn uitspraak wat welke partij moet doen of juist niet mag doen. Het komt maar zelden voor dat beide partijen het met de uitspraak van een rechter eens zijn. Ook een scheidsrechter in een voetbalwedstrijd bepaalt wat de strafmaatregel zal zijn na een overtreding. Zo zijn er verschillende tuchtrecht commissies in allerlei beroepsgroepen die bepalen wat er moet gebeuren in een geschil. Bij Mediation moeten partijen in onderlinge samenwerking en zonder dwang, door henzelf gecontroleerde keuzes kunnen maken met als basis alle beschikbare informatie en in een besloten en betrouwbare omgeving.

Bij Mediation bepalen beide partijen dus uiteindelijk zelf hoe het probleem of conflict het beste kan worden opgelost. Er zijn dus twee winnaars. Dit betekent wel dat beide partijen “water bij de wijn” moeten doen en positief mee willen werken aan de oplossing van het probleem of conflict.

Van de mediator wordt verwacht dat hij onafhankelijk en onpartijdig is en alle informatie uit de Mediation vertrouwelijkheid behandelt. Niets, wat in de Mediation is besproken, mag bekend worden bij andere personen of instanties. Ook als later toch een juridische procedure wordt gestart mag er geen gebruik worden gemaakt van zaken die tijdens de mediation zijn besproken.

Ook de mediator zelf zal hier niet aan meewerken. Hij heeft geen verschoningsrecht zoals een advocaat maar het komt zelden voor dat een mediator wordt opgeroepen om te getuigen in een proces. Tijdens de Mediation worden er geen aantekeningen gemaakt door de mediator. Partijen moeten zich vrij kunnen voelen om alles te bespreken, zonder dat ze later aan hun uitspraken worden gehouden. De vaststellingsovereenkomst of convenant is het enige juridische stuk waarin staat wat partijen zijn overeengekomen. Van de mediator mag ook verwacht worden dat hij enige kennis heeft van de zaken die besproken worden om, eventueel bij de beslissingen die partijen nemen, te kunnen adviseren. Er kan echter niet van hem verwacht worden dat hij een specialist is op ieder gebied.